Rechtsgrundlagen

Die Verwaltungsgemeinschaft Iphofen bietet für sich, die Mitgliedsgemeinden und die verwalteten Schulverbände die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an.

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Bayer. Verwaltungsverfahrensgesetzes (BayVwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Ein Zugang ist nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet.

Für die einfache elektronische Kommunikation per E-Mail sind Adressen eingerichtet. Ihren Ansprechpartner finden Sie in unserem Internetangebot bei den einzelnen Mitarbeitern oder zentral info@vgem.iphofen.de. E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von zehn Megabyte (incl. Anhänge = Attachments) angenommen.

Dateiversand

Dateien in den nachstehend genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nehmen wir nur als ZIP-Archive (*.zip) -nicht selbstentpackend- entgegen.

Dateiformate

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate werden angenommen:

Rich Text Format (*.rtf) * Word für Windows Version 6 (*.doc)

Word für Windows Version 97 – 2016 (*.doc, *.docx)

Excel für Windows Version 97 – 2016 (*.xls, *.xlsx)

Powerpoint für Windows Version 97 – 2016 (*.ppt, *.pptx)

Textdateien im Format ANSI (*.txt)

Portable Data File Version 1.3 (*.pdf)

Portable Data File Version 1.4 (*.pdf)

Joint Photographic Expert Group (*.jpg)

Graphics Interchange Format (*.gif)

Tag Image File Format (*.tif)

Bitmap Pictures (*.bmp)

Videodateien (*.mpg, *.avi, *.mp4, *.mov, *.wmv) und *.PPS-Dateien werden nicht angenommen.

Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die Mail nicht verarbeitet werden. Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird.

Verschlüsselung und digitale Signatur

Der einfache elektronische E-Mailverkehr ist unverschlüsselt und unsicher.

Wir haben die Verschlüsselung von E-Mails für den allg. elektronischen Mailverkehr nur in Verbindung mit DE-Mail zugelassen. Mit DE-Mail können die Identitäten von Absender und Adressat eindeutig nachgewiesen und nicht gefälscht oder verfälscht werden.

Die Nachrichten werden ausschließlich über verschlüsselte Kanäle übertragen und verschlüsselt abgelegt. Sie sind für Unbefugte zu keiner Zeit zugänglich und können weder mitgelesen, noch verändert werden.

Auf Grundlage des E-Government-Gesetzes vom 22. Dezember 2015 ist es nunmehr auch möglich, unter bestimmten Voraussetzungen – die in Verwaltungsverfahren erforderliche Schriftform durch den Versand einer De-Mail zu ersetzen. Dies ist im Einzelfall mit dem zuständigen Ansprechpartner zu klären.

DE-Mails akzeptieren wir nur unter:

                                                                email@vgem-iphofen.de-mail.de

Wir haben derzeit aus organisatorischen Gründen die digitale Signatur für den allgemeinen elektronischen Mailverkehr nicht zugelassen (keine Prüfung auf Echtheit und Gültigkeit).

Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in einfacher elektronischer Form, außerhalb von De-Mail, übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen und um Verständnis, dass wir derzeit die Verwendung digitaler Signaturen nicht durchgängig zulassen können.

Hinweise:

1. Regeln für Angebote Dritter: Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Verwaltungsgemeinschaft Iphofen direkt.

2. Ihre E-Mail ist nicht verarbeitbar: Sofern eine E-Mail nicht zu verarbeiten ist, werden Sie durch den Landkreis Kitzingen darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Sie haben Fragen zu Verschlüsselung oder digitaler Signatur bitte wenden Sie sich in diesen Fällen an Frau Claudia Demmler:

E-Mail: claudia.demmler@vgem.iphofen.de

Tel.: 09323 8715-32

3. Ansonsten gelten die Regelungen des Art. 3a BayVwVfG.

Art. 3a Elektronische Kommunikation in Kraft ab: 30.12.2015

(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.

(2) Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig. Die Schriftform kann auch ersetzt werden

1. durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird;
2. bei Anträgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behörde mit der Versandart nach § 5 Abs. 5 des De-Mail-Gesetzes;
3. bei elektronischen Verwaltungsakten oder sonstigen elektronischen Dokumenten der Behörden durch Versendung einer De-Mail-Nachricht nach § 5 Abs. 5 des De-Mail-Gesetzes, bei der die Bestätigung des akkreditierten Diensteanbieters die erlassende Behörde als Nutzer des De-Mail-Kontos erkennen lässt;
4. durch sonstige sichere Verfahren, die durch Rechtsverordnung der Staatsregierung festgelegt werden, welche den Datenübermittler (Absender der Daten) authentifizieren und die Integrität des elektronisch übermittelten Datensatzes sowie die Barrierefreiheit gewährleisten.

In den Fällen des Satzes 4 Nr. 1 muss bei einer Eingabe über öffentlich zugängliche Netze ein sicherer Identitätsnachweis nach § 18 des Personalausweisgesetzes oder nach § 78 Abs. 5 des Aufenthaltsgesetzes erfolgen.

(3) Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.

Der einfache elektronische E-Mailverkehr ist unverschlüsselt und unsicher.

Wir haben die Verschlüsselung von E-Mails für den allg. elektronischen Mailverkehr nur in Verbindung mit DE-Mail zugelassen. Mit DE-Mail können die Identitäten von Absender und Adressat eindeutig nachgewiesen und nicht gefälscht oder verfälscht werden.

Die Nachrichten werden ausschließlich über verschlüsselte Kanäle übertragen und verschlüsselt abgelegt. Sie sind für Unbefugte zu keiner Zeit zugänglich und können weder mitgelesen, noch verändert werden.

Auf Grundlage des E-Government-Gesetzes vom 22. Dezember 2015 ist es nunmehr auch möglich, unter bestimmten Voraussetzungen – die in Verwaltungsverfahren erforderliche Schriftform durch den Versand einer De-Mail zu ersetzen. Dies ist im Einzelfall mit dem zuständigen Ansprechpartner zu klären.

DE-Mails akzeptieren wir nur unter:

                                                                email@vgem-iphofen.de-mail.de

Wir haben derzeit aus organisatorischen Gründen die digitale Signatur für den allgemeinen elektronischen Mailverkehr nicht zugelassen (keine Prüfung auf Echtheit und Gültigkeit).

Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in einfacher elektronischer Form, außerhalb von De-Mail, übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen und um Verständnis, dass wir derzeit die Verwendung digitaler Signaturen nicht durchgängig zulassen können.

Hinweise:

1. Regeln für Angebote Dritter: Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Verwaltungsgemeinschaft Iphofen direkt.

2. Ihre E-Mail ist nicht verarbeitbar: Sofern eine E-Mail nicht zu verarbeiten ist, werden Sie durch den Landkreis Kitzingen darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Sie haben Fragen zu Verschlüsselung oder digitaler Signatur bitte wenden Sie sich in diesen Fällen an Frau Claudia Demmler:

E-Mail: claudia.demmler@vgem.iphofen.de

Tel.: 09323 8715-32

Art. 3a Elektronische Kommunikation in Kraft ab: 30.12.2015

(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.

(2) Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig. Die Schriftform kann auch ersetzt werden

1. durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird;
2. bei Anträgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behörde mit der Versandart nach § 5 Abs. 5 des De-Mail-Gesetzes;
3. bei elektronischen Verwaltungsakten oder sonstigen elektronischen Dokumenten der Behörden durch Versendung einer De-Mail-Nachricht nach § 5 Abs. 5 des De-Mail-Gesetzes, bei der die Bestätigung des akkreditierten Diensteanbieters die erlassende Behörde als Nutzer des De-Mail-Kontos erkennen lässt;
4. durch sonstige sichere Verfahren, die durch Rechtsverordnung der Staatsregierung festgelegt werden, welche den Datenübermittler (Absender der Daten) authentifizieren und die Integrität des elektronisch übermittelten Datensatzes sowie die Barrierefreiheit gewährleisten.

In den Fällen des Satzes 4 Nr. 1 muss bei einer Eingabe über öffentlich zugängliche Netze ein sicherer Identitätsnachweis nach § 18 des Personalausweisgesetzes oder nach § 78 Abs. 5 des Aufenthaltsgesetzes erfolgen.

(3) Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.

Diese Hinweise gelten für die Verwaltungsgemeinschaft Iphofen, den Mitgliedsgemeinden Stadt Iphofen, Markt Markt Einersheim, Gemeinde Rödelsee, Markt Willanzheim und die betreuten Schulverbände Iphofen, Hellmitzheimer Bucht und Willanzheim.

Sofern Sie einen Bescheid erhalten haben, in dessen Rechtsbehelfsbelehrung die Möglichkeit der Einlegung eines Widerspruchs ausgeführt ist, so können Sie den Widerspruch auch elektronisch in einer für den Schriftformersatz zugelassenen Form einlegen:

Die Verwaltungsgemeinschaft Iphofen hat die Verschlüsselung von E-Mails für den allgemeinen elektronischen Mailverkehr nur in Verbindung mit De-Mail zugelassen. Mit De-Mail können die Identitäten vorn Absender und Adressat eindeutig nachgewiesen und nicht gefälscht oder verfälscht werden. Die Nachrichten werden ausschließlich über verschlüsselte Kanäle übertragen und abgelegt. Sie sind für Unbefugte zu keiner Zeit zugänglich und können weder mitgelesen noch verändert werden. De-Mails akzeptieren wir nur unter:

email@vgem-iphofen.de-mail.de

Die Einlegung eines Rechtsbehelfs per einfacher E-Mail ist nicht zugelassen und entfaltet keine rechtlichen Wirkungen! Nähere Informationen zur elektronischen Einlegung von Rechtsbehelfen entnehmen Sie bitte der Internetpräsenz bzw. der Bayerischen Verwaltungsgerichtsbarkeit (www.vgh.bayern.de).